PDF Adieu: Warum und wie wir uns davon befreien sollten

PDF—Portable Document Format—Dokumente sind weit verbreitet, allgemein beliebt und bekannt. Wir nutzen Sie beinahe täglich für eine Vielzahl von Anwendungen. Als digitale Imitation des >2000 Jahre alten Mediums Papier wurden sie einst als Revolution gefeiert. PDFs erlauben Dokumente plattformübergreifend, standardisiert auszutauschen und darzustellen. Heute—in einer mobile-first Welt—sind sie mehr Fluch statt Segen. In einer immer mehr vernetzten, dynamischen und datengetriebenen Umgebung stossen PDFs an ihre Grenzen. PDFs werden zur digitalen Sackgasse: Sie sind statisch, unflexibel, schwer zu bearbeiten, schlecht für die Datenextraktion und damit eine Hürde für echte digitale Kollaboration.

Es ist an der Zeit, umzudenken und sich von der Allgegenwärtigkeit der PDFs zu distanzieren. Wir sollten modernere, flexiblere Alternativen nutzen. Warum? Um die Effizienz zu steigern, Daten besser nutzen zu können und um zukunftsfähige Prozesse zu gestalten.

Folgend sind unsere fünf Lösungsansätze, um uns von den PDF-Fesseln zu befreien.

1.
Web-Technologien als flexible Alternative

Warum Inhalte in ein starres, seitenbasiertes Dokumentformat pressen, wenn Web-Technologien uns viel dynamischere Möglichkeiten bieten? HTML, CSS und JavaScript ermöglichen die Erstellung von Inhalten, die sich auf jedem Gerät in einem Browser lesen lassen und sich sogar an jede Bildschirmgrösse anpassen (Responsive Design). Web-basierte Inhalte sind zudem barrierefreier (Accessibility). Anstatt eine grosse PDF-Datei per Email zu verschicken, könnten wir einfach einen Link zum Inhalt teilen. Wir können leichter kontrollieren, wer überhaupt Zugriff auf den Inhalt hat. Die Inhalte können so optimal dargestellt werden, sind immer aktuell, viel interaktiver und zugänglicher. Formulare, Berichte, Informationsmaterialien und vieles mehr lässt sich oft besser und benutzerfreundlicher als Webinhalt realisieren anstatt als statisches PDF.

2.
Daten Extrahieren und Indexieren statt einsperren

Eine der grössten Herausforderungen mit PDFs ist, dass die darin enthaltenen Daten integriert und "gefangen" sind. Informationen sind integraler Teil des visuellen Layouts und können nicht ohne Weiteres maschinell gelesen oder strukturiert zugänglich gemacht werden. Daten automatisiert aus PDF Dokumenten zu extrahieren, ist oft fehleranfällig und mühsam. Idealerweise sollten alle Informationen von vornherein als strukturierte Daten gespeichert werden—zum Beispiel in Datenbanken oder als JSON. Wenn eine visuelle Darstellung benötigt wird, kann diese dynamisch aus den strukturierten Daten generiert werden (z.B. als HTML-Seite oder, wenn es sein muss, on-the-fly als PDF). Damit sind die Daten von Anfang an zugänglich, indexierbar, durchsuchbar und bereit für Analysen oder die Weiterverarbeitung in anderen Systemen. Wenn die Daten noch in PDFs "gefangen" sind, gibt es zum Glück heute Technologien und Ansätze um diese zu extrahieren, zu indexieren und durchsuchbar zu machen—zum Beispiel OCR, Vector Databases, retrieval-augmented generation (RAG) und large language models (LLM).

3.
APIs und offene Schnittstellen für den Datenaustausch

Das Versenden von PDFs per Email ist ein Paradebeispiel für ineffizienten Datenaustausch. Es entstehen unnötige Kopien, es droht ein Versionenchaos und oft werden die im Dokument enthaltenen Informationen manuell in andere Systeme übertragen. Moderne IT-Architekturen basieren stattdessen auf APIs (Application Programming Interfaces). Zum Beispiel: Anstatt ein PDF mit Patientendaten zu senden, kommuniziert das Praxissystem des Hausarztes direkt über eine API mit dem Klinikinformationssystem des Spitals. Anstatt periodisch Verkaufszahlen aus Filialen mittels PDF-Berichten zu sammeln, könnte ein Dashboard die relevanten Kennzahlen über APIs beziehen und real-time darstellen. APIs ermöglichen einen direkten, automatisierten und fehlerfreien Datenfluss zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten—ohne Umwege über statische Dokumente und manuelle, menschliche Schnittstellen.

4.
Zeitgemässe Elektronische Unterschriften

Rechtsgültige elektronische Unterschriftslösungen (EES, FES, QES) gibt es, aber warum müssen sie fast ausschliesslich auf einem PDFs basieren? Das Binden einer Signatur an ein statisches PDF ist oft nur eine digitale Nachahmung des analogen Prozesses. Fortschrittlichere Ansätze würden Formate wie Markdown, JSON (z.B. mit JSON Web Signatures) oder HTML-Dokumente signieren. Das kryptographische Verfahren könnte ähnlich sein, um die Identität des unterschreibenden festzuhalten und eine nachträgliche Veränderung des Inhaltes zu verhindern. Aus technischer Sicht sind also elektronische Unterschriften und Einwilligungen ohne PDFs leicht zu realisieren und der entstehende Audit Trail wäre sowieso beweissicherer als eine handschriftliche Unterschrift. Hier scheitert es aktuell eher an der juristischer Akzeptanz und Verbreitung. Elektronische Unterschriften ohne PDFs würden die Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Integrierbarkeit in bestehende Applikationen erhöhen.

5.
Blockchain oder Schluss mit "Ich brauche meine eigene Kopie"

Das "Jeder-hat-seine-eigene-Kopie"-Problem ist bei PDFs allgegenwärtig (“Vertrag_final_v2_korrigiert_signed.pdf"). Dies führt zu Verwirrung, Versionskonflikten und Vertrauensproblemen. Die Blockchain und Distributed Ledger Technologien (DLT) bieten hier einen fundamental anderen Ansatz. Anstatt Kopien eines Dokuments zu verteilen, schafft man einen gemeinsamen, persistenten und vertrauenswürdigen Datensatz (Ledger), auf den alle berechtigten Parteien zugreifen können. Alle Änderungen respektive Ergänzungen sind transparent nachvollziehbar. Ob Verträge, Bestätigungen oder Eigentumsnachweise, die Blockchain kann als "Single Source of Truth" dienen. Niemand braucht mehr "seine eigene Kopie", weil alle auf dieselbe, verifizierte Version der Information zugreifen können und deren Echtheit gewährleistet ist. Das eliminiert Redundanz und schafft Vertrauen und das ohne zentrale Instanz oder Autorität.

Fazit
Aufbruch in eine dynamischere und reibungsfreiere Zukunft

PDFs hatten ihre Zeit, haben nach wie vor ihre Berechtigung und werden sicher nicht über Nacht verschwinden. Für Archivierung oder den Druck mögen sie weiterhin sinnvoll sein. Aber in unseren täglichen digitalen Arbeitsabläufen sollten sie kritisch hinterfragt werden. Web-Technologien, strukturierte Daten, APIs, zeitgemässe Lösungen für elektronische Unterschriften und auch die Blockchain-Technologie bieten uns mächtige Werkzeuge, um effizienter, flexibler und datenorientierter zu arbeiten. Verabschieden wir uns also von den digitalen Sackgassen und gestalten wir eine Zukunft, in der Informationen reibungslos fliessen, statt in statischen Dokumenten gefangen zu sein.