Eine Plan für ein zukunftsfähiges Zahlungs- und Abrechnungsökosystem

Wie Sie die Kundenzufriedenheit und das Umsatzpotenzial mit einem gut durchdachten Bezahl- und Abrechnungssystem steigern können.

TL;DR

In diesem Beitrag erläutern wir die Rolle und Charaktereigenschaften eines gut durchdachten Bezahl- und Abrechnungsökosystems für Anbieter von Software und digitalen Inhalten. Durch modulare Strukturen, eventbasierte Integration und Automatisierung können Unternehmen kontinuierlich neue Preismodelle entwickeln, interne Kosten senken und ihr volles Umsatzpotential erschliessen. Die eigenständigen Subsysteme eines zukunftsfähigen Abrechnungssystems—Messaging & Notification, Sales Modelling & Processing, Payment Collection und Access Control—wickeln alle relevanten Verkaufs- und Verrechnungsprozesse effizient und robust ab. Ein gut implementiertes Abrechnungsökosystem ist entkoppelt vom eigentlichen Produkt, fördert die Unabhängigkeit von Softwareanbietern und lässt sich kontinuierlich weiterentwickeln. Letztendlich sorgt ein gutes Abrechnungssystem nicht nur für die Abwicklung von Verkäufen und für Umsatz, sondern versetzt Unternehmen in die Lage, sich an Veränderungen in der Branche anzupassen, um nachhaltigen Erfolg zu garantieren.

Einleitung

Für Anbieter von Software-, SaaS- und digitalen Inhalten ist nebst überzeugenden Produkten auch die reibungslose Orchestrierung der Verkäufe und Abrechnungen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wenn Sie ein Anbieter von Software, SaaS oder digitalen Inhalten sind—oder auch als Anbieter anderer Waren und Dienstleistungen—dann wissen Sie, welche zentrale Rolle die Abrechnung für Ihr Geschäft spielt. Wenn Sie Ihren Kunden für den Zugang zu Ihren innovativen Lösungen oder überzeugenden Inhalten eine Rechnung stellen, ist das nicht nur eine Transaktion, sondern das Lebenselixier, das Ihren Betrieb aufrechterhält und Ihr Wachstum vorantreibt.

Als Anbieter in einem dynamischen Markt sind Ihnen die Feinheiten bei der Entwicklung von Preismodellen nicht fremd, die das richtige Gleichgewicht zwischen dem Wert für den Kunden und der Rentabilität für Ihr Unternehmen herstellen. Bei der Entwicklung und Umsetzung von geeigneten Preismodellen begegnen einem Hürden, die die volle Ausschöpfung Ihres Umsatz- und Gewinnpotenzials mindern können. Beispielsweise wirken die limitierte Funktionalität und der hohe manuelle Arbeitsaufwand, die mit den derzeitigen Fakturierungs- und Buchhaltungssystemen verbunden sind, oft wie stille Hemmschwellen und schränken die Kreativität und Flexibilität in der Gestaltung der Preismodelle ein. Es stellt sich also die Frage, ob und wie diese Hürden—wenn nicht überwunden—ihre Fähigkeit einschränken, sich in einem kompetitiven Markt zu behaupten.

Die Auswirkungen eines limitierenden Bezahl- und Abrechnungsökosystems sind weitreichend. Ihr Preismodell, das durch die begrenzten Möglichkeiten der Rechnungsstellung und ressourcenintensive Prozesse behindert wird, schöpft die Ihnen zur Verfügung stehenden Einnahmequellen möglicherweise nicht vollständig aus. Die aktuellen Fakturierungs- und Abrechnungspraktiken können ungewollt Ressourcen binden, die sonst für Innovationen, die Verbesserung des Kundenerlebnisses oder andere wichtige Aspekte Ihres Unternehmens eingesetzt werden könnten. Deshalb ist es unerlässlich, sich mit den Nuancen ihres Abrechnungsökosystems zu befassen, die Dimensionen zu verstehen und Lösungen zu finden, die Ihr Unternehmen von den Fesseln suboptimaler Abrechnungspraktiken befreien. In diesem Beitrag entschlüsseln wir die zentralen Elemente eines zukunftsfähigen Abrechnungsökosystems und zeigen den Einfluss auf Wachstum, Effizienz und unternehmerischen Erfolg auf.

Hauptteil

Modulares Ökosystem für unbeschränkte Flexibilität

Um die Barrieren abzubauen, die die Innovation von Preismodellen behindern, sollten Sie Ihr aktuelles Abrechnungssystem zu einem zukunftsfähigen und modularen Abrechnungsökosystem weiterentwickeln. Ältere Abrechnungssysteme unterstützen häufig keine alternativen Preismodelle—wie beispielsweise nutzungsbasierte Preismodelle—und sind teils eng an das Produkt gekoppelt. Ihnen fehlt daher die nötige Flexibilität, um innovative Preismodelle zu implementieren. Ein zukunftsfähiges Abrechnungsökosystem ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Preismodellen und Abrechnungspraktiken. Das Ökosystem sollte nicht als statische Einheit konzipiert sein, sondern als dynamischer Rahmen aus flexiblen Subsystemen, die sich an sich entwickelnden Geschäftsanforderungen anpassen können. Es sollte eine Brücke zwischen ihrer Finanzbuchhaltung, ihrem Produkt und ihren Systemen für die Produktbereitstellung bilden und damit einen automatisierten Fluss von allen für die Verrechnung und Bereitstellung des Produktes relevanten Informationen ermöglichen. Mit der Einführung einer solchen Systemlandschaft geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, verschiedene Preismodelle zu erforschen und auszuprobieren. So erhalten Sie die benötigte Flexibilität, um in einem sich ständig verändernden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Automatisiertes Eventhandling: Ein Tor zur Effizienz

Um den durch manuelle Fakturierungs- und Abrechnungsprozesse verursachten Ressourcenverlust zu vermeiden, sollten Sie auf eventbasierte Automatisierung setzen. Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Abrechnungsaufgaben verringert nicht nur das Fehlerrisiko, sondern setzt auch wertvolle Ressourcen in Ihrem Unternehmen frei. Die eventbasierte Architektur garantiert die Unabhängigkeit und Entkopplung der einzelnen Subsysteme im Abrechnungsökosystem. Der Auslöser für automatisierte Abläufe ist jeweils ein Event, welches von Ihrem Produkt oder einem Subsystemen im Ökosystem abgefeuert wird. Von der Erstellung und dem Versand von Rechnungen bis hin zur Verfolgung von Zahlungen, die Automatisierung von Arbeitsschritten ermöglicht es Ihrem Team, sich auf strategische Initiativen und kundenorientierte Aktivitäten zu konzentrieren. Mit der Automatisierung von Prozessen verbessern Sie nicht nur die Effizienz, sondern legen auch den Grundstein für ein skalierbares und anpassungsfähiges Abrechnungssystem.

Subsysteme eines zukunftsfähigen Abrechnungsökosystems

Ein zukunftsfähiges und stabiles Ökosystem für die Ab- und Verrechnung besteht aus vier wesentlichen Subsystemen, welche eigenständig operieren und eventbasiert miteinander interagieren—idealerweise wird dafür ein Event Message Broker wie RabbitMQ verwendet. Jedes dieser Subsysteme übernimmt einen für sich abgeschlossenen Aufgabenbereich, um alle relevanten Verkaufs- und Verrechnungsprozesse effizient und robust abzuwickeln. Die vier Subsysteme sind

1. Messaging & Notification,
2. Sales Modelling & Processing,
3. Payment Collection
4. und Access Control.

Messaging & Notification: Mit Kunden in Kontakt treten

Das Subsystem Messaging & Notification übernimmt die Kommunikation mit ihren Kunden. Diese Komponente ermöglicht Ihnen dynamisch und personalisierter mit Nachrichten auf Aktionen ihrer Kunden zu reagieren—sei es durch automatisch generierte E-Mails, SMS-Benachrichtigungen oder In-App Notifications. Die von Ereignissen ausgelösten Nachrichten ermöglichen es, zeitnah und regelbasiert mit ihren Kunden zu interagieren und damit die Kundenbindung und -zufriedenheit zu stärken. Mit einer ausgereiften Messaging & Notification Komponente halten Sie Ihre Kunden nicht nur über Käufe, Zugang zum Produkt, Rechnungen und Werbeaktionen auf dem Laufenden, sondern können im besten Fall individuell auf das Kundenverhalten reagieren—also beispielsweise in der App direkt ein Upgrade anbieten, wenn jemand versucht auf ein Feature oder Inhalt zuzugreifen, für das sein aktuelles Abonnement nicht ausreicht.

Sales Modeling & Processing: Das Gehirn der Abrechnung

Das Subsystem Sales Modeling & Processing verwaltet alle Informationen, die den Verkauf beschreiben und charakterisieren—also Kunden, Produkte, Abonnements, Preise, Abrechnungseinheiten, Rabatte, Promotionen, Verkäufe, Verbrauch, usw. Dieses Subsystem sollte so flexibel sein, dass verschiedene Preismodelle—wie Einmalkäufe, Abonnements, nutzungsbasiertes Preise, Freemium, etc.—und Abrechnungseinheiten—wie Anzahl Nutzer, Zeit, Anzahl Zugriffe, usw.—abgebildet werden können. Denn das ermöglicht es ihrem Team, einfach mit verschiedenen Preismodellen zu experimentieren, verschiedene Angebote und Preisstrukturen zu implementieren und die Anpassungsfähigkeit an die sich ändernde Marktdynamik zu gewährleisten. Ziel ist es, eine Umgebung zu schaffen, in der die Innovation von Preisen und Angeboten zu einem agilen und iterativen Prozess wird, der kontinuierliche Verbesserungen und die Reaktion auf Kundenbedürfnisse fördert.

Payment Collection: Sicherstellung eines reibungslosen Geldflusses

Das Subsystem Payment Collection garantiert den Geldfluss vom Käufer zum Verkäufer und wird in der Regel durch die Anbindung von Payment Service Providern implementiert, welche verschiedenste Zahlungsmethoden—wie Kreditkarte, Twint, Paypal, Überweisung, Barzahlung, usw.—abdecken. Die Anbindungen erfordern eine robuste technische Implementierung, die eine nahtlose und fehlerfreie Zahlungsabwicklung garantiert. Zahlungen sollten ohne manuelle Eingriffe ausgelöst und verarbeitet werden. Darüber hinaus sollte eine Umsatzabstimmung (Payment Reconciliation) stattfinden, um zu garantieren, dass die Zahlungsströme über die verschiedenen Systeme hinweg richtig synchronisiert sind und die erhaltenen Zahlungen mit den verbuchten Zahlungen übereinstimmen. Ein gut implementiertes Zahlungssystem erhöht nicht nur die betriebliche Effizienz durch einen hohen Grad an Automatisierung, sondern verringert auch das Risiko von Fehlbuchungen.

Access Control: Zugriff auf Wert kontrollieren

Das Subsystem Access Control sorgt dafür, dass Ihre Kunden den Wert, für den sie bezahlt haben, erhalten und wahrt die Integrität Ihrer Angebote. D.h. Nutzer haben auf die Funktionen und Inhalte Zugriff, für die sie ihre Käufe—beispielsweise Abonnements, Lizenzen oder Kontingente—berechtigen. Bei der Implementierung sollte der Schwerpunkt auf der Schaffung sauberer und effizienter Schnittstellen zwischen dem Abrechnungssystem und dem eigentlichen Produkt—der Softwarelösung oder den digitalen Inhalten—liegen. Sorgen Sie dafür, dass sich die Logik für eine Entscheidung über Zugriffsrechte an sich verändernde Preismodelle anpassen kann, ohne dass dafür der Code des eigentlichen Produktes angefasst werden muss. So können sich ihre Preismodelle unabhängig von ihrem Produkt weiterentwickeln und umgekehrt. Im Idealfall sendet ihr Access Control Subsystem ein Event aus, wenn ein Nutzer auf Grund eines nicht getätigten Kaufes keinen Zugriff erhält. Worauf das Messaging & Notification Subsystem mit der Kommunikation eines entsprechenden Angebots reagieren kann.

Merkmale eines zukunftsfähigen Abrechnungsökosystems

Ein zukunftsfähigen Abrechnungsökosystems weist mehrere wichtige Merkmale auf. Es sollte von Ihrem Produkt getrennt und entkoppelt sein, um sicherzustellen, dass Änderungen an dem einen das andere nicht beeinträchtigen. Ihr Abrechnungssystem ist das Herzstück Ihres Unternehmens, und wenn Sie es beispielsweise vollständig an Anbieter von SaaS Billing Komplettlösungen auslagern, könnten Sie die Kontrolle über wertvolle Kundendaten verlieren. Bleiben Sie agnostisch und ermöglichen Sie die Flexibilität, einzelne Subsysteme nach Bedarf auszutauschen oder aufzurüsten. Anstatt das Rad neu zu erfinden, nutzen Sie vorhandene Komponenten und Bausteine, um die Komplexität zu reduzieren. Für die einzelnen Subsysteme gibt es eine Vielzahl von Teillösungen, die Sie integrieren und an ihre Bedürfnisse anpassen können—auch Open Source. Die Integration mit bestehenden Lösungen und ein schrittweiser Entwicklungsansatz sorgen für einen nahtlosen Übergang, ohne dass Ihre aktuellen Abläufe gestört werden. Wenn Sie diese Grundsätze befolgen, schaffen Sie die Voraussetzungen für ein Billing-Ökosystem, das nicht nur die aktuellen Herausforderungen bewältigt, sondern auch auf die zukünftigen Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens vorbereitet ist.

Fazit

Für Anbieter von Software, SaaS oder digitalen Inhalten ist die Implementierung eines zukunftsfähigen Abrechnungsökosystems von strategischer Bedeutung und entscheidend für die Ausschöpfung des vollen Geschäftspotenzials. Der Weg zum Idealzustand ihres Abrechnungsökosystems ist ein kontinuierlicher. Verfeinern Sie deshalb seine Architektur kontinuierlich, so dass es mehr und mehr zur DNA Ihres Unternehmens und zu den Bedürfnissen ihrer Kunden passt.

Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihres Abrechnungsökosystems stärken und festigen Sie den Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens. Die Fähigkeit, Ihre Angebote und Preismodelle kontinuierlich und einfach weiterzuentwickeln, garantiert, dass Sie den Erwartungen ihrer Kunden immer einen Schritt voraus sind. Diese Anpassungsfähigkeit steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern maximiert auch das Umsatz- und Gewinnpotenzial und verhilft Ihrem Unternehmen zu nachhaltigem Wachstum. Die Gestaltung Ihres Abrechnungsökosystems ist also nicht nur ein technisches Unterfangen, sondern eine strategische Notwendigkeit, die die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Erfolg bildet.

Darüber hinaus dient die Automatisierung Ihrer Abrechnungsprozesse als Katalysator für interne Effizienz. Die Reduzierung des manuellen Aufwands minimiert nicht nur das Fehlerrisiko, sondern setzt auch wertvolle Ressourcen in Ihrem Unternehmen frei. Diese neu gewonnene Flexibilität ermöglicht es Ihrem Team, sich auf strategische Initiativen, kundenorientierte Aktivitäten und neue Produktinnovationen zu konzentrieren.

Ein gut durchdachtes und gut implementiertes Abrechnungsökosystems gibt ihnen Freiheit und Flexibilität, ihr Unternehmen und seine Produkte weiterzuentwickeln. Indem Sie sich von starren Systemen abkoppeln und eine modulare, anpassungsfähige Architekturen einsetzen, behalten Sie die Autonomie über Ihren Produktentwicklungsfahrplan. Und die durch Modularität gewonnene Flexibilität, reduziert die Abhängigkeit von einzelnen grossen All-in-One-Softwareanbietern, so dass Ihr Unternehmen agil und reaktionsschnell bleibt und sein Schicksal selbst in die Hand nimmt.